檔案是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產。近年來，數字化、信息化的不斷發(fā)展，檔案資料的信息化程度越來越高，各企事業(yè)亟需現代化、科學化的數字化檔案管理系統(tǒng)，對傳統(tǒng)的檔案管理進行全方位的升級。智慧檔案館的“智慧”不僅在于對紙質檔案的全流程管理，而且在于其擁有一套完整、科學、嚴謹且高效的檔案數字化系統(tǒng)。下文將為大家講解智慧檔案館檔案數字化系統(tǒng)。

一、檔案數字化是什么？

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。在智慧檔案館中，檔案數字化系統(tǒng)把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

二、智慧檔案館檔案數字化系統(tǒng)有何優(yōu)勢？

檔案數字化是指通過計算機內存，磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，利用高速掃描儀、高拍儀等設備將紙質的檔案保存成為電子文書、信件以及報表或圖紙等的方式。傳統(tǒng)檔案轉成電子檔案之后就可以通過在不同存儲介質上復制的方式來極大地提高檔案的調用效率，可以使檔案使用者可以隨時隨地對需要的檔案信息進行快速地查閱。總體而言，智慧檔案館的檔案數字化系統(tǒng)的優(yōu)勢有以下幾點：

（一）以往檔案使用者只能借助紙質載體來閱讀檔案，在智慧檔案館中，數字化檔案的查閱不依賴于紙質介質，用戶可借助辦公設備輕松便捷的對檔案資料進行閱讀和利用；

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式一直以增加辦公人員和辦公費用為解決檔案不斷增加這一難題的手段，致使檔案管理成本上漲。然而，智慧檔案館中的檔案數字化系統(tǒng)使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費；

（三）檔案資源的傳遞速率和共享性極大地提高，數字化檔案可以通過計算機、硬盤等存儲介質進行資料傳遞和共享，較紙質而言更加快捷方便；

（四）智慧檔案館的檔案數字化系統(tǒng)打破了時空的限制，有效地避免時間和距離對資源共享的限制；

（五）智慧檔案館檔案數字化系統(tǒng)可提供詳細、即時的數據信息，為檔案使用者和工作者決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（六）對電子檔案進行保存時，只需要保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，比紙質檔案對保存環(huán)境的要求明顯降低；

（七）紙質檔案一般年代久遠，將紙質檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

智慧檔案館檔案數字化系統(tǒng)建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。