檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。近年來(lái)，數(shù)字化、信息化的不斷發(fā)展，檔案資料的信息化程度越來(lái)越高，各企事業(yè)亟需現(xiàn)代化、科學(xué)化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行全方位的升級(jí)。智慧檔案館的“智慧”不僅在于對(duì)紙質(zhì)檔案的全流程管理，而且在于其擁有一套完整、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)且高效的檔案數(shù)字化系統(tǒng)。下文將為大家講解智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)。

一、檔案數(shù)字化是什么？

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。在智慧檔案館中，檔案數(shù)字化系統(tǒng)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)有何優(yōu)勢(shì)？

檔案數(shù)字化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)內(nèi)存，磁盤(pán)以及光盤(pán)等材料作為檔案的文字載體，利用高速掃描儀、高拍儀等設(shè)備將紙質(zhì)的檔案保存成為電子文書(shū)、信件以及報(bào)表或圖紙等的方式。傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案之后就可以通過(guò)在不同存儲(chǔ)介質(zhì)上復(fù)制的方式來(lái)極大地提高檔案的調(diào)用效率，可以使檔案使用者可以隨時(shí)隨地對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行快速地查閱?？傮w而言，智慧檔案館的檔案數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：

（一）以往檔案使用者只能借助紙質(zhì)載體來(lái)閱讀檔案，在智慧檔案館中，數(shù)字化檔案的查閱不依賴于紙質(zhì)介質(zhì)，用戶可借助辦公設(shè)備輕松便捷的對(duì)檔案資料進(jìn)行閱讀和利用；

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式一直以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決檔案不斷增加這一難題的手段，致使檔案管理成本上漲。然而，智慧檔案館中的檔案數(shù)字化系統(tǒng)使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)；

（三）檔案資源的傳遞速率和共享性極大地提高，數(shù)字化檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行資料傳遞和共享，較紙質(zhì)而言更加快捷方便；

（四）智慧檔案館的檔案數(shù)字化系統(tǒng)打破了時(shí)空的限制，有效地避免時(shí)間和距離對(duì)資源共享的限制；

（五）智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為檔案使用者和工作者決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（六）對(duì)電子檔案進(jìn)行保存時(shí)，只需要保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，比紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境的要求明顯降低；

（七）紙質(zhì)檔案一般年代久遠(yuǎn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。